A Escola do Legislativo deu início na manhã desta quarta-feira, 23, ao primeiro curso de Gestão de Documentos e Arquivo, ministrado pelo servidor efetivo da Casa Edson Brandão Cruz. O curso foi direcionado aos servidores que atuam nos serviços administrativos e por isso não houve restrições para a matrícula. Foram ofertadas 40 vagas por turma, sendo uma pela manhã e outra no período vespertino.

O objetivo geral é conscientizar os servidores da Alego sobre a importância da gestão documental na rotina administrativa das unidades de trabalho da Casa, bem como capacitar o quadro de pessoal sobre técnicas ideais para a gestão de documentos digitais e impressos.

Ao iniciar o encontro, a chefe da Seção de Educação Pedagógica da Escola do Legislativo, Milena Alves Costa, declarou que, pela legislação atual, é imprescindível a documentação de processos no âmbito do funcionalismo público, o que justifica a ministração do curso.

O primeiro tópico apontado pelo professor foi quanto à gestão dos documentos. Edson lembrou que cada servidor é responsável pelos arquivos de suas respectivas unidades administrativas. Além disso, ele elencou os princípios da gestão pública e observou que o mesmo deve ser válido para a gestão documental. Logo, ela deve ser respaldada pela legalidade, publicidade, moralidade e eficiência. Outro ponto que o professor chamou atenção foi quanto a organização. Ele destacou que esta é a principal dificuldade quando o tema é gestão de documentos e arquivos.

Edson explicou que a Constituição Federal de 1988 aborda a gestão de arquivos e classifica como um dever de órgãos públicos manter informações sobre os processos administrativos. “Documento é informação registrada. São a argamassa que sustenta o povo e o poder público”, pontuou, afirmando que documentos são estruturantes das civilizações e sustentam os Estado Democrático de Direito. Por fim, o professor ressaltou que os documentos funcionam como a memória de um órgão público e reafirmou a importância dos arquivos passados para influenciar na tomada de decisões atuais, baseando-se nos resultados anteriores.

Além da aula de hoje, o curso terá outro encontro, agendado para sexta-feira, 25. O conteúdo programático aborda os conceitos básicos de arquivo e sua aplicabilidade para a sociedade, identificação das funções arquivísticas, as fases da gestão de documentos arquivísticos, conceitos de classificação e avaliação de documentos de arquivo, instrumentos de gestão de documentos de arquivo, vantagens e desvantagens do documento digital, níveis de abstração do documento digital, prática de pequeno reparo e higienização de documentos de arquivo, entre outros temas relacionados.